Как должен быть оборудован отдел кадров правила

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Многие из этих условий не прописаны в НПА, но необходимость их выполнения продиктована многолетней практикой работы кадровых служб. Данная информация будет полезна как специалистам кадровых служб, так и руководителям организаций. Имеются ли требования к кабинету отдела кадров: наличие решеток на окнах, металлическая дверь и прочее? Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что, к сожалению, законодательство не содержит определенных требований к кабинету отдела кадров. При этом, трудовая деятельность работников отдела кадров, сводится к комплектованию и учету кадровых документов, в том числе персональных данных работников.

Разместить вакансию. Обратная связь.

Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа. Правительство РФ в своем распоряжении от Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу.

Обязанности кадровой службы

Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа. Правительство РФ в своем распоряжении от Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу.

А значит, каждый работодатель должен разработать комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования подобных документов. Разговор о том, как правильно организовать пространство для хранения документов по личному составу, мы начнем с напоминания о том, что в кадровой службе фактически существуют две самостоятельные части документального фонда. Часть 1. Создающиеся в организации и поступающие из других организаций и структурных подразделений подлинники и копии документов по всем вопросам деятельности организации, положения об отделе, его подразделениях, должностные инструкции сотрудников.

Большое место в работе кадровой службы также отводится переписке с организациями и гражданами по различным вопросам, материалам проверок состояния документов, содержащих персональные данные, в структурных подразделениях организации. Часть 2. Личные дела сотрудников и другие учетные документы, документы по аттестации работников и пр. Документы кадровой службы после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой. Дела в течение определенных сроков обычно это два-три года хранятся в шкафах в отделе кадров.

По истечении этого срока дела постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой службе до истечения установленных сроков хранения, после чего выделяются для уничтожения с составлением специального акта. Основной документ, устанавливающий порядок хранения кадровых документов, - это Федеральный закон РФ от Основным документом, устанавливающим сроки хранения документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации независимо от форм собственности ст. Хранение документов кадровой службы несколько отличается от общих правил хранения управленческих документов, поскольку они обладают высокой социальной значимостью, многие из них служат подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности, а также подтверждением его трудового стажа.

Большинство документов по личному составу имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Ответственность за сохранность кадровых документов несет руководитель кадровой службы, а там, где кадровой службы нет, -кадровый работник.

Поэтому в его задачу входит не только правильная организация работы с документами, но и, прежде всего, создание условий, обеспечивающих их сохранность.

За утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от до руб.

Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а организация не сможет их представить, то штраф возрастет до 15 руб. Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований. Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для сотрудников подразделения, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки. При этом вход в кабинет отдела кадров может быть только один. Условие 2. Желательно, чтобы входная дверь кадровой службы была двойной металлической, а окна защищены металлическими решетками.

Условие 3. Помещение должно быть достаточно просторным, чтобы, во-первых, обеспечивались условия для работы персонала службы, а во-вторых, имелось место для размещения шкафов и сейфов для текущего хранения документов. По окончании рабочего дня все двери в том числе внутренние необходимо запирать на надежные замки и опечатывать личной печатью руководителя кадровой службы.

Ключи от дверей сдаются под роспись в специальном журнале. Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации. Сдает на охрану и снимает с охраны помещения отдела кадров руководитель службы иное должностное лицо, ответственное за ведение кадровой работы. Уборка помещений допускается только в присутствии этих лиц. Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета, трудовые книжки хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах.

Желательно, чтобы у каждого работника был свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. При этом печати, штампы, бланки документов и ключи от рабочих шкафов работников, как правило, хранятся в сейфе руководителя кадровой службы.

Чтобы обеспечить сохранность персональных данных при работе с документами, необходимо соблюдать следующие правила. Правило 1. На рабочем столе держите только те документы, с которыми в настоящий момент работаете. Правило 3. Хорошо, если в каждой папке будет опись находящихся в ней документов. Правило 5. В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы убирайте в металлические шкафы, сейфы, запирайте и опечатывайте печатью.

Правило 6. В конце рабочего дня на рабочем столе не должно оставаться ни одной бумаги. Проверьте также урну для бумаг и убедитесь в отсутствии там документов, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Правило 7. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов храните только в сейфе начальника отела кадров. Правило 8. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожайте в бумагорезательной машине - шредере.

Правило Не оставляйте какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, не оставляйте шкафы незапертыми, а компьютер - незаблоки-рованным при выходе из кабинета. В системе хранения кадровых документов можно выделить две стадии: текущее оперативное и последующее архивное. Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в которое они сгруппированы, в архив называют текущим оперативным. Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Так, документы, создаваемые в службе кадров, в ней же и хранятся.

Условия хранения должны обеспечивать защиту документов от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключать их утрату. Как правило, для этого в помещениях отдела кадров и архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. Для облегчения поиска документов на шкафах размещают копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.

Если вы знаете, что какой-то документ должен копироваться с определенной частотой, можно снять с него одну копию хорошего качества и в дальнейшем работать с ней. В помещении службы кадров, в котором хранится большое количество документов, должны поддерживаться стабильные значения температуры и влажности воздуха, так как для бумаги особенно опасны не столько высокие и низкие показатели температуры и влажности, сколько частое изменение этих показателей.

Конечно, документы хранятся в специальных папках и за плотно закрытыми дверцами шкафов, чтобы до минимума снизить воздействие злейшего врага бумаги - пыли. Также целесообразно хранить документы в шкафу с непрозрачными дверцами.

Дело не только в наибольшей безопасности хранения, но и в том, что для бумаги вредно воздействие света, особенно ультрафиолета. Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции ГИТ были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.

Как ни печально признавать, но не меньший вред наносит документам ксерокопирование и сканирование. В целом не рекомендуется проводить подобные процедуры более пяти раз, так как и этого достаточно, чтобы вызвать значительное изменение цвета бумаги и снижение ее устойчивости к механическим повреждениям. Такое воздействие обуславливается тем, что при прохождении светового луча по страницам документов, уровень освещенности в двадцать раз превышает рекомендуемый.

Одним из этапов жизненного цикла кадровых документов является их уничтожение. Причины бывают разные. Причина 2. Уничтожение или порча по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф. Помещение архива организации должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией.

Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров длины архивной полки и средней толщины ,5 см стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок.

Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов. Задача 1. Уничтожить документы, чтобы минимизировать а лучше - полностью исключить вероятность восстановления содержащейся в них информации.

Задача 2. Восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов. Какие методы и технологии для этого можно использовать.

Первая задача связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью. Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. И желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления. При уничтожении кадровой документации необходимо соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по управлению документацией ISO и в Стандарте , а именно:.

Шредирование - наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Главное достоинство - документы можно уничтожать поэтапно, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты.

При выборе шредера специалисты советуют принимать во внимание количество ежедневно ликвидируемых документов. Рекомендованная дневная нагрузка - важный фактор, который стоит учитывать при подборе агрегата.

Еще один принципиальный момент - насколько конфиденциальна информация. От этого зависят уровень секретности уничтожителя и тип порезки.

Я знаю, как правильно… организовать кабинет отдела кадров

Для организации охраны труда на фирме должна быть создана специальная служба охраны труда. Кадровая служба занимается безопасностью труда работников совместно со службой охраны труда, но решает более общие вопросы. Прежде всего отдел кадров готовит документацию, на основе которой будет издан приказ о создании службы охраны труда. Кроме того, по данным о структуре компании, условиях труда сотрудников и их количестве, которые предоставляет кадровая служба, определяется нормативная и списочная численность службы охраны труда. По поручению директора фирмы кадровики разрабатывают положение о службе охраны труда и должностные инструкции ее сотрудников, а также готовят новое штатное расписание фирмы.

Организация рабочего места кадровика: мебель, шкафы, сейф, общие требования

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

Кабинет отдела кадров требования

И, что особенно важно — определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность. Передаваемые из отдела кадров руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения сотрудника, какой вуз закончил и т. В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы после использования подлинники этих документов возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии. В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников находится у работника, ведущего табельный учет, — табельщика , штатное расписание штатный формуляр подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности находится у руководителя подразделения , дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения находится у табельщика. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Требования к рабочему месту кадровика

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Даже самый просторный офис с планировкой open space — еще не гарантия того, что всем сотрудникам компании в нем будет комфортно работать. Поэтому прежде, чем начать подбор мебели, необходимо выяснить все нюансы: место расположения, площадь и архитектурные особенности помещения, которое необходимо оборудовать, специфику работы офиса и его отдельных подразделений.

Как известно, к каждому виду рабочих мест предъявляются свои эргономические, санитарно-технические, организационные и иные требования, содержащиеся в соответствующих рекомендательных, диспозитивных или императивных нормах, выполнение которых обеспечивает безопасные для здоровья условия труда. Все это обязывает работодателя знать типовые требования, которые предъявляются к рабочим местам, в частности, тех или иных категорий работников кадровой службы - инспектора по кадрам, табельщика, психолога, инженера по подготовке кадров и пр. Учет таких нюансов обязывает административно-хозяйственные службы работодателя осуществить организацию каждого рабочего места, то есть произвести его оснащение и планировку, с учетом профессиональной специфики работы каждой группы отдельных работников.

SOS! Требования к ПОМЕЩЕНИЮ ОТДЕЛА КАДРОВ!!

И, что особенно важно — определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность. Передаваемые из отдела кадров руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения сотрудника, какой вуз закончил и т. В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы после использования подлинники этих документов возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии. В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников находится у работника, ведущего табельный учет, — табельщика , штатное расписание штатный формуляр подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности находится у руководителя подразделения , дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения находится у табельщика. Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др. Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Это позволит построить работу отдела в соответствии с указанными выше основополагающими принципами и обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Имеются ли особые требования к кабинету отдела кадров?

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Основные правила работы архива отдела кадров (Апанасенко О.Н.)
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Митофан

    Теперь все мудаки обрадывютя и спасибо напишут

  2. Саломея

    В данной схеме Собственик Авто Литовская Фирма соучредителеь которой постоянно выходит на связи и может в любой момент сделать купчу и снять с Регистрации и передать все в Киев

  3. Елизавета

    Много спорного и ошибочного.

  4. Раиса

    Мммда,пидорошенкр довел страну до маразма.

  5. Родион

    Да без шуток! Серьёзно! Мне щас в мои 27 чё делать-то?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных